De regels voor het verspreiden van e-mails zijn heel eenvoudig. Als e-maildistributeur mag u ons systeem in principe alleen gebruiken om e-mails te versturen naar contactpersonen die daarvoor expliciet toestemming hebben gegeven op (bijvoorbeeld via een dubbele opt-in). U kunt ook e-mails sturen naar contactpersonen met wie u een contractuele relatie hebt en die er tijdens de registratie voor uw diensten op zijn gewezen dat u hen e-mails kunt sturen en zij hebben het recht om uw toestemming in te trekken. Wij raden u aan gebruikersgegevens te verzamelen via een dubbele opt-in die u kunt implementeren met onze registratieformulieren.
Als uw ontvangers in de categorie "JA - distributie per e-mail toegestaan" vallen, kunt u ons systeem gebruiken om hen een e-mail te sturen. Als uw gebruikersgegevens in de categorie "NEE - verspreiding van e-mails verboden" vallen, mag u in geen geval e-mails naar hen verzenden. Houd er rekening mee dat wanneer u uw ontvangergegevens uploadt een verificatie door CleverReach nodig kan zijn.
NEE - verspreiding per e-mail verboden
-
Gekochte e-mailadressen
Gekochte ontvangergegevens zijn strikt verboden in ons systeem!
-
E-mailadressen gekopieerd van internet
E-mailadressen die op websites staan als contactadres of die worden weergegeven in open registers zijn niet toegestaan.
-
Eenmalige opt-in
Ontvangers hebben zich ingeschreven via een inschrijfformulier voor de nieuwsbrief of een contactformulier. Deze contactpersonen hebben geen e-mail met een bevestigingslink ontvangen en zijn direct toegevoegd aan de distributielijst. Er is geen dubbele opt-in gebruikt.
-
Mondelinge overeenkomst
E-mailadressen die bijvoorbeeld via een telefoongesprek zijn verzameld, zijn niet toegestaan. De toestemming voor het gebruik van een e-mailadres moet schriftelijk of digitaal worden gegeven volgens § 28 Par. 3a BDSG.
-
B2B-adressen: verspreiding zonder toestemming
Het is een wijdverbreid misverstand dat er geen toestemming nodig is om e-mails te versturen in een B2B-omgeving. Het is zelfs wettelijk verplicht om voor e-mails aan zakelijke contacten toestemming te vragen aan de ontvanger.
-
Gegevens van derden
Gegevens die door derden zijn verzameld, zijn niet toegestaan. De derde partij heeft toestemming om e-mails te verspreiden - jij niet! Als de derde partij de gegevens in jouw naam heeft verzameld, mag je ze gebruiken. In dat geval mag de derde partij geen e-mails verspreiden naar de contactpersonen.
-
Leden, clubs & vakbonden
Een contractueel lidmaatschap van een club of vereniging staat NIET toe dat je contact opneemt met de leden via e-mail. In dit scenario moet je ook expliciete toestemming hebben gekregen van de afzonderlijke ontvangers voordat je e-mails verspreidt.
-
Sociale en zakelijke netwerken
Als u e-mailadressen hebt ontvangen via sociale of zakelijke netwerken zoals LinkedIn, Xing, Facebook etc., mag u deze adressen niet gebruiken voor het verspreiden van e-mails via CleverReach. U mag alleen contact opnemen met deze mensen via de respectieve netwerken waarin u het e-mailadres hebt ontvangen. Het doorsturen van gegevens zoals een e-mailadres vormt geen geldige toestemming om e-mails te versturen via externe systemen zoals het onze.
JA - verspreiding per e-mail toegestaan
-
Dubbele opt-in via je eigen website
Alle ontvangers hebben zich geregistreerd via een beveiligd dubbel opt-in proces op je website.
-
Aankoop van een product of dienst
De ontvangers hebben een product of dienst gekocht en zijn expliciet gewezen op de volgende voorwaarde: "Wij behouden ons het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor promotionele doeleinden om reclame te maken voor soortgelijke producten en diensten. U kunt deze toestemming te allen tijde herroepen, zonder andere kosten dan de basistarieven voor het verzenden van uw verzoek". Een opmerking in de algemene voorwaarden alleen is NIET voldoende. In het laatste geval mag je alleen reclame maken voor producten en diensten die vergelijkbaar zijn met de oorspronkelijke aankoop.
-
Contact via visitekaartje
Ontvangers die je een visitekaartje hebben gegeven zodat je ze e-mails kunt sturen. In dit geval heb je het visitekaartje nodig plus een schriftelijk bewijs van toestemming om e-mails te versturen.
-
Registratie via een offline formulier
De ontvangers hebben een offline registratieformulier ingediend en expliciet verzocht om e-mails te mogen ontvangen. Het formulier moet beschikbaar zijn om het verzoek van de ontvangers te bewijzen.
-
Co-registratie
De ontvangers hebben zich ingeschreven via een wedstrijd. Tijdens de registratie werden ze er expliciet op gewezen wie de sponsor van de wedstrijd is en dat ze e-mails kunnen ontvangen als gevolg van hun deelname. Per wedstrijd zijn niet meer dan 10 sponsors toegestaan.
Zo voorkomen we misbruik van CleverReach
- Ons supportteam controleert elke klantenaccount. Elke CleverReach klant moet zijn account door ons laten activeren door middel van een audit. Tijdens dit proces vragen we om gedetailleerde informatie over de herkomst van e-maillijsten.
- In het algemeen is het niet mogelijk om e-mails te verspreiden naar adressen die functioneren als algemene contactadressen. Zulke adressen zijn bijvoorbeeld sales@..., webmaster@..., abuse@... enz. Deze adressen zijn meestal niet gekoppeld aan één contactpersoon die zich heeft aangemeld voor e-mailcommunicatie. In de meeste gevallen zijn dit bedrijfsadressen waarvan de eigenaar kan veranderen.
- Elke klant van CleverReach moet onze algemene voorwaarden en onze anti-spam regels accepteren voordat hij gebruik mag maken van onze service. Distributie van e-mails is alleen mogelijk als een klant deze richtlijnen accepteert door voor elke distributie expliciet een vakje aan te vinken.
- We bieden onze klanten registratieformulieren om nieuwe e-mailadressen te verzamelen. Deze registratieformulieren kunnen worden geïntegreerd op de websites van onze klanten. Onze registratieformulieren werken uitsluitend met de beveiligde dubbele opt-in methode. Op deze manier wordt ongewenste ontvangst van e-mails voorkomen. Elke registratie kan worden bewezen door informatie over de opt-in (bron, tijdstempel)
- Alle klanten zijn verplicht om in elke e-mailcampagne een afmeldlink op te nemen. Bovendien moet elke klant identificeerbaar zijn via een volledige imprint in elke e-mail. Het verbergen van het afzenderadres is ook verboden.
- Zachte en harde bounces worden automatisch verwijderd uit distributielijsten.
- CleverReach is lid van de Certified Senders Alliance en houdt zich aan zeer strenge voorwaarden waar onze klanten zich aan moeten houden.